JUMLAH PESANAN EKONOMIS

JUMLAH PESANAN EKONOMIS;BERAPA BANYAK YANG HARUS DIPESAN?

            Jumlah pesanan ekonomis (economic order quantity-EOQ) adalah konsep yang penting dalam pembelian bahan baku dan dalam penyimpanan persedian barang jadi dan barang dalam transit.dalam analisis ini ,akan ditentukan jumlah pesanan optimal untuk barang persedian tertentu,dengan menggunakan prediksinya,biaya pemesanan, dan biaya pergudangan.misalkan asumsikan sementara ini bahwa penggunaannya berada pada yang tetap sepanjang periode waktu yang dianalisis. Dengan kata lain,jika penggunaannya adalah 2.600 barang untuk enam bulan,maka terdapat 100 barang yang digunakan perminggunya.

            Asumsikan bahwa biaya pemesanan,O, adalah konstan berapa pun ukuran pesanannya.dalam pembelian bahan baku atau barang lainnya, biaya ini merupakan biaya administrasi yang dilibatkan saat melakukan pesanan bersama dengan penerimaan dan pemeriksaan barang tersebut ketika datang. Untuk persediaan barang jadi, biaya pemesanan melibatkan penjadwalan operasi produksi.ketika biaya persiapan besar-contoh,seperti dalam memproduksi bagian-bagian berbahan logam-biaya pemesanan dapat cukup besar. Untuk persedian dalam transit,biaya pemesanan cenderung akan melibatkan pencatatan saja. Biaya total pemesanan untuk suatu periode hanyalah biaya pemesanan per pesanan dikali jumlah pesanan untuk periode tersebut.

            Biaya per unit,C, menyajikan biaya penyimpanan persediaan,penaganan dan asuransi, serta permintaan imbal hasil atas investasi dalam persediaan tersebut selama periode tertentu.biaya-biaya ini diasumsikan konstan per unit persedian,per periode waktu tertentu. Jadi, biaya total penggudangan untuk suatu periode adalah biaya pergudangan per unit di kali rata-rata jumlah unit persediaan untuk periode tersebut.

            Jika penggunaan barang persediaan berada pada tingkat yang tetap selama suatu periode waktu tertentu dan tidak ada persediaan pengaman,rata-rata persediaan (dalam unit) dapat dinyatakan sebagai

Rata-rata persediaan(C)=Q/2

Dengan Q adalah jumlah yang dipesan dan diasumsikan konstan untuk periode yang direncanakan.situasi ini diilustrasikan dalam figur 10.6. walaupun jumlah yang diminta adalah fungsi bertingkat,kita asumsikan untuk tujuan analistik bahwa jumlah tersebut dapat diperkirakan melalui garis lurus. Dapat dilihat bahwa ketika tingkat tingkat persediaan mencapai nol,pesanan barang sejumlah Q akan tiba.

Total jumlah pesanan selama suatu periode waktu tertentu hanyalah berupa total penggunaan (dalam unit) barang persediaan untuk periode tersebut,S, dibagi dengan Q jumlah yang di pesan. Akibatnya,biaya total pemesanan di wakili oleh biaya pemesanan per pesanan dikali jumlah pesanan,atau 0(S/Q). jadi, total biaya persediaan adalah jumlah dari total biaya penggudangan ditambah total biaya pemesanan,atau

Total biaya persediaan (T)=C(Q/2)+0(S/Q)

Dapat dilihat dari persamaan bahwa semakin tinggi jumlah pesanan,Q, makin tinggi total biaya penggudangan,tetapi makin rendah total biaya pemesanannya. Semakin kecil jumlah pesanan, semakin kecil pula biaya penggudangan,namun semakin besar biaya pemesanan. Sehingga kita lebih memperhatikan pertukaran ( Trade-Off) antara nilai ekonomis peningkatan pesanan dengan tambahan biaya persediaan.

Jumlah Pesanan Optimal.jumlah optimal suatu barang persediaan pada waktu tertentu adalah jumlah, Q*, yang meminimalkan total biaya persediaan selama periode perencanaan.kita dapat menggunakan kalkulus untuk menentukan titik terendah kurva total biaya persediaan yang dijelaskan oleh persamaan (10.2) dan kemudiaan mendapatkan hasil Q. hasil jumlah optimalnya,atau EOQ, adalah sebagai berikut.

 

 

Contoh anggaplah bahwa penggunaan barang persediaan adalah sejumlah 2.000 selama periode perencanaan 100 hari dengan biaya pemesanan $100 per pesanan, dana biaya penggudangan adalah $10 per unit 100 hari.jumlah EOQ adalah

Dengan jumlah pesanan 200 unit, perusahaan akan memesan (2.000/200 )= 10 kali selama periode yang sedang diteliti,atau dengan kata lain,setiap 10 hari. Bahwa Q* berubah sejalan  dengan penggunaannya,S,dan biaya pemesanannya,O, serta berbandingan terbalik dengan biaya penggudangan,C.akan tetapi,hubungan tersebut ditekan oleh tanda akar.ketika penggunaan naik,maka, jumlah pesanan optimal dan rata-rata tingkat persediaan akan naik dengan persentase yang makin kecil. Dengan kata lain, skala ekonomi mungkin terjadi.contohnya,jika penggunaan dilipat gandakan dalam contoh ini menjadi 4.000 unit, maka akan didapat EOQ baru yang hanya 40 persen lebih tinggi daripada EOQ sebelumnya yaitu 280 unit. Jumlah pesanan baru ini menghasilkan rata-rata persediaan baru (Q/2) yang tentu saja hanya 40 persen tinggi-140 unit versus 100 unit.

Fungsi EOQ diperlihatkan,dibuat plot total biaya pemesanan;total biaya penggudangan;dan total biaya persediaan,yang merupakan jumlah dari kedua biaya yang disebutkan pertama. Dapat dilihat bahwa jika total biaya penggudangan berbeda secara garis lurus dengan jumlah pesanan,total biaya pemesanan berbanding terbalik dengan jumlah pesanan.garis total biaya persediaan pada awalnya turun ketika biaya tetap pesanan tidak terlalu banyak tetapi terdapat pesanan yang lebih besar. Akan tetapi,garis total biaya persediaan mulai naik ketika penurunan dalam total biaya pemesanan lebih dari hanya sekedar mengimbangi tambahan biaya penggudangan yang disebakan karna memelihara rata-rata persediaan yang lebih banyak. Jadi, titik Q mewakili EOQ, yang meminimalkan total biaya persediaan. Rumus EOQ digunakan dalam bagian ini sebagai alat yang berguna untuk pengendalian persediaan. Dalam pembelian bahan baku atau barang persediaan lainnya,rumus tersebut member tahu jumlah pesanan. untuk barang jadi, rumus tersebut memungkinkan penerapan pengendalian yang lebih baik atas jumlah operasi produksi. Secara, umum model EOQ memberi aturan untuk memutuskan jumlah persediaan yang perlu diisi kembali.

 

 

Saat Pemesanan: Kapan Harus Memesan?

            Perusahaan juga perlu mengetahui kapan harus memesan. “Kapan” dalam hal ini,berarti jumlah persediaan yang tersisa yang memberikan tanda untuk pemesanan ulang jumlah EOQ. Dalam contoh sebelumnya,diasumsikan bahwa persediaan dapat dipesan dan diterima tanpa adanya penundaan. Biasanya, terdapat waktu antara penyerahan pesanan pembeliaan dan penerimaan persediaan,atau dengan waktu yang dibutuhka untuk memproduksi barang tersebut setelah pemesanan dilakukan. Waktu tunggu(lamanya waktu anatara penyerahan pesanan untuk suatu barang persediaan dengan penerimaan barang dalam persediaan (lead time)) ini harus di pertimbangkan.

            Anggaplah bahwa permintaan persediaan diketahui dengan pasti, akan tetapi perlu waktu 5 hari antara penyerahan pesanan dengan penerimaan pesanan. Dalam ilustrasi rumus EOQ adala 200 unit, dengan pemesanan (dan penyerahan pesanan ) setiap 10 hari. Perusahan ini memiliki waktu tunggu nol dan penggunaan harian 20 unit. Jika penggunaan tetap sama,perusahan kini akan perlu memesan 5 hari sebelumnya,sebelum kehabisan persediaan, atau saat tinggal 100 unit persediaan yang dimilikinya. Saat pemesanan(jumlah tertentu yang harus dicapai persediaan agar dapat menunjukkan bahwa pesanan harus dilakukan untuk mengisi kembali suatu barang persediaan ( order point-OP) dapat dinyatakan sebagai berikut:

Saat pemesanan (OP)=Waktu tunggu x Penggunaan harian

Jadi,saat pemesanan menjadi

5 hari x 20 unit perhari= 100 unit

Ketika pesanan yang baru diterima 5 hari kemudian, perusahaan hanya akan harus menghabiskan persedian yang ada.contoh ini, yang melibatkan saat pemesanan ,di ilustrasikan pada figur10.8.

 

Persediaan Pengaman

          Berdasarkan fluktuasi ini, biasanya tidak layak untuk mengizinkan perkiraan persediaan mencapai nol sebelum pesanan yang baru dibuat, karena perusahaan dapat melakukannya jika penggunaan dan waktu tunggu dapat diketahui dengan pasti.(persediaan pengaman dan saat pemesanan ketika permintaan dan waktu tunggu tidak dapat diketahui dengan pasti)

            Maka, ketika ketidakpastian permintaan persediaan dan waktu tunggu terjadi,persediaan pengaman ( safety stock ) saat disarankan.dalam figur 10.9 kerangka A dala figur tersebut menunjukkan apa yang akan terjadi ketika perusahan memilik persediaan pengaman 100 unit dan jika perkiraan permintaan 200 unit per hari setiap 10 hari dan perkiraan waktu tunggu 5 hari. Akan tetapi, memperlakukan waktu tunggu dan penggunaan per hari sebagai rata-rata,atau perkiraan nilai,bukan sebagai konstan,menyebabkan kita harus mengubah persamaan saat pemesanan kita menjadi berikut ini.

Saat pemesanan=(rata-rata waktu tunggu x rata-rata penggunaan harian)+ persediaan pengaman

          Perhatikan bahwa dengan persediaan pengaman sejumlah 100 unit, saat pemesanan harus dibuat ( 5 hari x 20 unit) + 100 unit = 200 unit persediaan milik perusahaan sebagai ganti 100 unit dalam perhitungan sebelumnya. Dengan kata lain, saat pemesanan menentukan jumlah persediaan pengaman yang dimilik. Jadi, dengan membeda-bedakan saat pemesanan,perusahan dapat memvariasikan jumlah persediaan pengaman yang dimiliki.

            Kerangka B dalam figur tersebut menunujukkan pengalaman sesungguhnya dari perusahan contoh ini.

·         Dalam segmen pertama permintaan,dapat dilihat bahwa penggunaan sesungguhnya lebih sedikit dari yang diperkirakan (kemiringan garisnya kurang dari garis perkiraan permintaan dalam kerangka A). pada saat pemesanan 200 unit lainnya,pesanan dibuat untuk 200 unit tambahan persediaan.bukannya menunggu 5 hari untuk pengisian persediaan, terlihat bahwa perusahaan hanya menunggu 4 hari.

·         Segmen kedua penggunaan jauh lebih besar daripada yang diperkirakan,jadi dilakukan pesanan untuk 200 unit,tetapi hal ini membutuhkan waktu 6 hari sampai persediaan diterima. Sebagai hasil dari kedua factor ini, tindakan cepat dilakukan untuk persediaan pengaman.

·         Dalam segmen ketiga penggunaan terlihat hamper sama dengan perkiraan: kemiringan garis penggunaan yang sesungguhnya dengan garis perkiraan hamper sama.oleh karena persediaan begitu lambat penggunaannya dalam segemen sebelumnya,pesanan  dibuat segera mungkin. Waktu tunggunya ternyata 5 hari.

·         Dalam segmen terakhir permintaan penggunaan menerima pesanan adalah 7 hari-jauh lebih lama daripada yang diperkirakan. Kombinasi dari kedua factor sekali lagi menyebabkan perusahaan memilih persediaan pengaman.contoh tersebut mengilustrasikan pentingnya persediaan pengaman dalam mengatasi fluktuasi acak dalam penggunaan dalam waktu tunggu. Tanpa adanya persediaan penyangga semacam itu, perusahaan akan kehabisan persediaan dua kali.

Jumlah Persediaan Pengaman.(safety stock)

            Jumlah persediaan pengaman yang tepat untuk dimiliki bergantung pada beberapa factor. Semakin besar ketidakpastiaan yang berhubungan dengan perkiraan permintaan persediaan,makin besar persediaan pengaman perusahaan yang harus dimiliki perusahaan,jika hal lainnya tetap sama. Dengan kata lain, makin besar risiko kehabisan persediaan, makin besar fluktuasi tidak terprediksi atas penggunaan. Begitu juga dengan semakin besar ketidkpastiaan wakt tunggu untuk mengisi persediaan;makin besar resiko kehabisan persediaan dan makin banyak persediaan pengaman yang harus dimiliki perusahaan,jika hal lainnya tetap sama. Factor lainnya yang memengaruhi keputusan persediaan pengaman adalah biaya kehabisan persediaan. Biaya karena habisnya bahan baku dan persediaan barang dalam transit adalah penundaan produksi. Seberapa banyak biayanya ketika produksi berhenti sementara waktu? Jika biaya tetap tinggi,biaya penundaan produksi akan cukup tinggi, seperti , contohnya, dalam kasus pabrik peleburan aluminium. Biaya kehabisan persediaan akan timbul dari hilangnya penjualan dan ketidakpuasan pelanggan. Bukan saja penjualan saat ini akan hilang, tetapi penjualan di masa menandatang berada dalam bahaya jika pelanggan mengalihkan transaksinya ketempat lain. Walaupun biaya peluang ini sulit untuk diukur,biaya harus di catat oleh pihak manajemen dan dimasukkan kedalam keputusan mengenai persediaan pengaman. Semakin besar biaya kehabisan persediaan, tentu saja akan semakin besar persediaan pengaman yang harus dimiliki perusahaan,jika hal lainnya tetap sama.

            Factor terakhir adalah biaya penggudangan tambahan persediaan. Jika bukan karena biaya ini, perusahan dapat memiliki beberapa pun persediaan pengaman yang di butuhkan untuk menghindari semua kemungkinan habisnya persediaan. Semakin besar biaya penggudangan,samakin mahal bagi perusahaan untuk memelihara persediaan pengaman,jika hal lainnya tetap sama. Penentuan jumlah persediaan pengaman yang tepat melibatkan penyeimbangan kemungkinan dan biaya kehabisan persediaan dengan biaya untuk memiliki jumlah persediaan pengaman yang cukup untuk menghindari kemungkinan ini. Akhirnya, pertanyaan yang tersisa sampai pada kemungkinan kehabisan persediaan yang dapat ditoleransi oleh perusahaan. Dalam situasi normal, kemungkinan dapat dikurangi dengan makin cepat jika persediaan pengaman di tambah. Perusahaan mungkin dapat mengurangi kemungkinan kehabisan persediaan sebesar 20 persen jika menambah 100 unit persediaan pengaman, tetapi hanya dapat mengurangi 10 persen jika menambah lagi sebesar 100 unit. Kini situasi telah mencapai titik di mana akan menjadi sangat mahal untuk mengurangi lebih jauh kemungkinan kehabisan persediaan. Pihak manajemen tidak akan berkeinginan menambah persediaan pengaman di atas titik dimana kenaikan  biaya penggudangan melebihi kenaikan manfaat yang didapat dari kemampuan terhindar dari kehabisan persediaan.

 

JUST-IN-TIME

          Just-in-time (JIT) pendekatan manajemen dan pengendalian persediaan dimana persediaan di peroleh dari dimasukkan ke bagian produksi tepat saat persediaan tersebut di butuhkan.hal ini membutuhkan system informasi produksi dan persediaan yang sangat akurat,pembelian yang sangat efisien, pemasok yang sangat dapat diaandalkan,dan system penanganan yang efisien. Meskipun persediaan bahan baku dan persediaan dalam transit tidak pernah sampai nol,istilah “just-in-time” merupakan salah satu pengendali yang sangat ekstrem untuk memotong persediaan. Namun, tujuan dari sitem JIT bukan hanya mengurangi persediaan tetapi juga memperbaiki produktivitas,kualitas produk, dan fleksibiltas produksi secara berkelanjutan.

EOQ Dalam Dunia JIT. System JIT- dimana  persediaan dikurangi hingga tingkat minimum dan EOQ untuk barang  tertentu dapat mendekati satu unit-tampaknya bertentangan dengan model EOQ. Padahal tidak demikian. Sebaliknya, system JIT, menolak istilah bahwa biaya pemesanan( biaya staf,peneriamaan,pemeriksaan,penjadwalan,dan/atau penyetelan) perlu berada pada tingakat ini.ada beberapa langkah yang terus dilakukan untuk mengurangi biaya tersebut.misalnya:

·         Truk pengiriman berukuran kecil,dengan urutan penurunan barang yang telah ditetapkan sebelumnya,digunakan untuk mengekonomiskan waktu dan biaya penerimaan barang.

·         Tekanan di berikan pada pemasok untuk memproduksi  bahan baku yang “tanpa cacat” sehingga mengurangi(atau menghilangkan biaya pemeriksaan)

·         Produk,perlatan, dan prosedur dimodifikasi untuk mengurangi waktu dan biaya penyetelan,

Dengan mengurangi biaya yang berhubungan dengan pemesanan,perusahan dapat membuat  kurva total biaya pemesanan pda figure 10.7 menjadi datar. Hal ini menyebabkan jumlah pesanan optimal,Q*, bergeser ke kiri, sehingga pendekatan ideal JIT yaitu satu unit. Selain itu, usaha yang berkelanjutan untuk mengurangi penundaan dari pemasok, ketidakefisienan produksi, dan kesalahan perkiraan (forecast) penjualan memungkikan persediaan pengaman dikurangi atau dihapuskan.  Seberapa dekat perusahaan ke JIT ideal bergantungan pada jenis proses produksi dan jenis industry pemasoknya,namun ini merupakan tujuan yang akan bermanfaat bagi perusaahaan.

Pengendalian persedian JIT, manajemen rantai pasokan, dan internet. Manajeman rantai pasokan (supply chain management-SMC) mengelola proses menggerakkan barang,jasa, dan informasi dari pemasok ke pelanggan akhir. Untuk persediaan standar, penggunaan internet  telah memperkuat manajemen rantai pasokan.bisnis-ke-bisnis (business-to-business- B2B) komunikasi dan transaksi yang dilaksanakan  antar bisnis,bukan antara bisnis dengan pelanggan akhir. Jika dinyatakan dalam bentuk alfanumerik ( yaitu,B2B), ini mengacu pada transaksi yang dilakukan di internet.Pertukaran B2B lokasi pasar internet untuk bisnis-ke-bisnis yang menjodohkan persediaan dan permintaan dengan penawaran lelang secara langsung.

 

Persediaan Dan Manajer Keuangan

            Meskipun manajemen persediaan biasanya bukan tanggung jawab dari manajer keuangan, investasi dana untuk persediaan merupakan aspek yang sangat penting dalam manajemen keuangan. Jadi, manajer keuangan harus mengetahui cara mengendalikan persediaan secara efectif agar modal dapat dialokasikan dengan efisien. Semakin besar biaya peluang dana diinvestasikan,semakin rendah tingkat optimal dari rata-rata persediaan, dan semakin rendah jumlah jumlah pesanan optimal,jika hal-hal lainya konstan.pernyataan ini dapat diverivikasikan dengan meningkatkan biaya penggudangan,C, pada persamaan (10.3). model EOQ dapat juga digunakan oleh manajer keuangan dalam merencanakan pembiayaan persediaan.

            Ketika permintaan atau penggunaan persediaan bersifat tidak tetap, manajer keuangan dapat berusaha menerapkan kebijakan yang akan mengurangi rata-rata waktu tunggu yang dibutuhkan untuk menerima persediaan setelah pesanan diajukan. Semakin rendah rata-rata waktu tunggu,semakin rendah persediaan pengaman yang dibutuhkan,dan semakin rendah total investasi dalam persediaan,jika hal-hal lainya kostan. Semakin besar biaya peluang dari dana yang diinvestasikan dalam persediaan, semakin besar insentif untuk mengurangi waktu tunggu tersebut. Departemen pembelian dapat berusaha menemukan pemasok baru yang dapat menjajikan pengiriman yang lebih cepat,atau menekan pemasok yang ada saat ini untuk mengirim dengan lebih cepat. Departemen produksi dapat juga mengirim barang jadi lebih cepat dengan memproduksi dalam jumlah kecil. Dengan kata lain, ada pertukaran antra biaya tambahan yang terjadi dalam pengurangan waktu tunggu dengan biaya peluang dana yang terkait pada persediaan. Pembahasan ini menekankan pentingnya manajemen persediaan bagi manajer keuangan.